Noções Básicas E Dicas Sobre Aquisição E Recebimento De Materiais
Aquisição de material:
1. Onde e de quem são feitas as compras?
2. As compras são segregadas da Contabilidade (incluindo os registros de inventário permanente), recebimento e transporte?
3. As compras são feitas apenas com base nas requisições assinadas e feitas por pessoas autorizadas (como chefes de departamento)?
4. As cotações de materiais de materiais, suprimentos e serviços, incluem os contratos de construção, sobre montantes mÃnimos especificados? Será mantido um registro dos convites de cotação enviados e recebidos. São exigidas explicações por escrito nos casos das propostas não forem solicitadas ou quando a aquisição foi feita a partir de outras propostas mais baixas?
5. As ordens de compra são preparadas para todas as compras?
6. As ordens de compra mostram os termos, condições e preços?
7. As ordens de compras são pré-numeradas e controladas?
8. Quantas cópias da nota de encomenda são preparadas, e qual é a disposição?
9. A empresa tem uma lista de fornecedores e prestadores de serviço que tenha sido aprovado nos termos estabelecidos pela polÃtica da empresa? As compras são feitas somente de empresas nesta lista? Existe manutenção na lista de fornecedores e prestadores de serviços? Existe controle para determinar se os fornecedores e prestadores de serviços são empresas estabelecidas e de boa fé? São financeiramente sustentáveis e responsáveis, capazes de preencher os requisitos da empresa?
10. Será que o departamento de contabilidade ou a auditoria interna revisam periodicamente os preços pagos pelos itens para determinar que esses preços não sejam superiores a preços correntes de mercado?
11. Se existir necessidade de aprovações especiais para determinadas compras por causa do tipo, quantidade ou outras limitações, a contabilidade ou auditoria interna verificar essas aprovações?
12. Os fornecedores enviam as faturas para o departamento de compras? (Geralmente não é feito, porém isso é desejável.) Se assim for o procedimento, o quais as funções são realizadas?
13. Qual é a polÃtica da empresa com relação à aceitação, por parte dos trabalhadores de presentes ou outras gratificações de fornecedores? Esta polÃtica é informada aos fornecedores por escrito de tempos em tempos?
14. Os procedimentos de compras e controle são revistos periodicamente por auditores internos ou de outras pessoas independente do departamento de compras para garantir que as polÃticas da empresa estão sendo cumpridas?
(Artigonal SC #1388720)
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