ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS e DOCUMENTOS

23/06/2010 • Por • 13,970 Acessos

"ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS e DOCUMENTOS"

Uma Maneira Inteligente De Trabalhar

 

 RESUMO:

A desorganização é uma das principais causas do desperdício de tempo, além de provocar "retrabalho" e contribuir para o aumento do stress entre os funcionários. O objetivo deste projeto é apresentar soluções e dicas para ajudar as pessoas a obterem mais produtividade em seu trabalho e mais controle e organização sobre sua vida profissional. Métodos de guardar e recuperar informações de forma rápida e segura, através de um sistema de arquivo pessoal; como organizar seu espaço de trabalho, como organizar seu computador e como trabalhar de forma mais produtiva utilizando os recursos digitais e manuais. Lembrando que a atuação humana é parte essencial para que tudo funcione como planejado. Cuidar bem de seus documentos é facilitar suas tarefas futuras; manter uma boa arquivologia é uma necessidade extrema. Guardar não é difícil, porém guardar com inteligência, critério e obedecendo determinada sistemática deve ser o propósito do arquivista.

 

 Palavras Chaves: Produtividade, Organização, Informações, Arquivo, Documentos.

  

Tavares, Jane Maria  -  Técnico Administrativo Educacional

e-mail: jane.gatanegra@hotmail.com

 

 INTRODUÇÃO

 A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para os legar às gerações futuras.

Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é  arquivar.

Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem.

Arquivo é toda a coleção de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente. Dá-se o nome de arquivo não só o lugar onde se guarda a documentação, como à reunião de documentos guardados. Portanto arquivar é guardar qualquer espécie de documento, visando a facilidade de encontrá-lo, quando procurado.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.

 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Método Alfabético

É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.

Método Numérico Simples                                 

Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo.

Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o "cliente" ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este ultimo índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte a qualquer novo "cliente" que seja registrado.

Método Alfabético Numérico

Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico.

Método Específico ou Por Assunto

Indiscutivelmente o método especifico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção.

MÉTODO SIMPLIFICADO

Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles.

TIPOS DE ARQUIVOS

Arquivos de Prosseguimento

Estes arquivos são conhecidos também pelos nomes de "imediato", "andamento", "vigilância", ou ainda pela expressão inglesa "Follow-up"

Toda a empresa requer a organização de arquivos de prosseguimento, indispensáveis para que neles sejam arquivados cópias de documentos ou indicações que aguardam providências em datas determinadas, como, exemplo, cartas que precisam ser respondidas, faturas e promissórias que devem ser pagas ou cobradas, pedidos que devem ser feitos, dentre outros.

Arquivo Ativo (temporário)

São os que contém documentos em uso constante;

Arquivo Inativo (Intermediário)

São os que contém documentos de menor freqüência de uso, da lista a seguir uns poderão ficar no arquivo inativo e outros no arquivo morto;

  1. Todo documento que estabelece um direito em favor de uma pessoa, uma organização ou de uma coletividade;
  2. Todo documento que determina uma obrigação permanente;
  3. Todo documento, mesmo de efeito temporário, que possa servir para provar um direito ou uma obrigação;
  4. Todo documento que abre um precedente;
  5. Todo documento que fornece informação sobre a organização, o funcionamento ou a historia de um serviço da instituição, sociedade, etc;
  6. Todo documento que prova um direito permanente;
  7. Em principio todos os projetos que têm relação direta com a instituição ou sociedade mantenedora do arquivo (plantas-projetos de construção, ampliação, etc...);
  8. Documentos de valor permanente (estabelecido pelo código civil e comercial brasileiro) tais como contratos, escrituras, documentos legais em geral, etc.

Arquivo Morto (permanente)

São os que contém os documentos de freqüência praticamente nula.

HIGIENIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Para garantir longa vida útil ao acervo, se faz necessário prevenir a sua deterioração. Requer o conhecimento básico das condições de armazenamento, exposição e segurança da documentação. Os fatores
que fragilizam ou danificam a maioria dos acervos são: temperatura; umidade relativa; iluminação; poluição atmosférica; agentes biodeterioradores e ação do homem. Assim, o planejamento da preservação não deve ser visto como um elemento novo, mas como um componente das operações e responsabilidades da Instituição.

 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Constatou-se que a implementação do trabalho, ou seja a organização do arquivo num espaço maior e limpo, e com recursos das tecnologias da
comunicação (computador), além de direcionar equipamentos (armário, mesa e caixas adequadas) provocou uma aculturação da importância do arquivo na instituição; quanto ao planejamento, organização, recuperação e
manuseio dos acervos e documentos.

 REFERENCIAS

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. ampl. Rio de Janeiro.

GUINCHAT, Claire; MENOU, Michel A. Introdução geral as ciências e técnicas da informação e documentação. Brasília: IBICT, 1994.

ILEVSKI, Robert. Manual de pequenos reparos em livros. Rio de Janeiro: conservação preventiva em bibliotecas e: Arquivo Nacional,
1997. 189 p.

SILVA FILHO, José Tavares da. Conservação de acervos: conservação preventiva de acervos bibliográficos. Urca, RJ: [s.n.], [200?]Fundação Getúlio Vargas, 1997. 340 p.

 

 

Perfil do Autor

JANE MARIA TAVARES

Técnico Administrativo Educacional Funcionária Pública do Estado de Mato Grosso