Dicas Para Usar Melhor Seu E-mail

Ser civilizado é muito mais que somente usar tecnologia, viver em cidades com grandes edifícios e pessoas importantes.

Ser civilizado é também conhecer os protocolos sociais e segui-los, mesmo que em alguns momentos tenhamos que seguir uma nova tendência, mas é um movimento que também tem suas regras.

A Internet também não foge a regras, principalmente as antigas regras de escrita, redação e estrutura do texto.

Não estou querendo comentar aqui regras de língua e muito menos formas de se escrever e sim recomendações de como se comportar dentro da Internet, para que você compreenda e seja também compreendido.

O e-mail é uma ferramenta fantástica.

Desde que o utilizei pela primeira vez em uma rede local, fiquei imaginando usá-lo para trocar mensagens com amigos e parentes em outros lugares.

Felizmente comecei a usar a Internet em 1993 e a coisa esquentou quando a Internet comercial veio também para o Brasil.

Com a Internet, vieram novas modas, novos conceitos e até as dúvidas sobre a verdadeira distância entre as pessoas e a validade dos relacionamentos virtuais.

O e-mail é nada mais que uma carta escrita em uma máquina de escrever diferente, onde todas as regras de parágrafos, texto e conteúdo devem ser mantidas, principalmente para que a mensagem seja entendida.

Recomenda-se utilizar letras minúsculas e as maiúsculas, somente quando desejar ENFATIZAR alguma coisa. Na Internet, a letra maiúscula, quer dizer que você está GRITANDO, além do que dificulta a leitura. Evite o uso de gírias virtuais, mostre-se diferente da sua turma escrevendo direito. Não use gírias como (naoum = não, ateh = até, kero = quero, ksa = casa, entre tantas outras).

O e-mail é uma grande ferramenta, cheia de recursos que devem ser utilizados de forma sábia para evitar que vire ruído.

Primeiramente, identifique-se corretamente, coloque o seu nome correto, como Ruben Zevallos Jr., e não como já vi, RZ, ou somente RUBEN, Ruben o Fera etc. Mesmo que você use uma caixa postal para trocar mensagens com amigos.

Utilize o pedido de resposta de recebimento somente quando você realmente desejar saber se as pessoas receberam. Eu raramente aceito o envio da resposta de quem faz isso para todas as mensagens e conheço mais pessoas que fazem o mesmo.

Utilize o CCO – Cópia Carbono Oculta e não o CC – Cópia Carbono quando você for enviar ou encaminhar mensagens para várias pessoas. O envio de dezenas de destinatários é para mim uma falta de respeito com a minha privacidade, principalmente porque os spammers se utilizam disso para pegar e usar os e-mails. Por exemplo, ontem um amigo enviou um e-mail informando o seu novo e-mail usando o CC:. Por coincidência ou não, algumas horas depois, foram recebidas propagandas na caixa postal de várias pessoas da mesma lista.

Procure apagar o conteúdo antigo, que já foi discutido na mensagem, e principalmente apague os outros destinatários, quando você for encaminhar a mensagem para outras pessoas. Lembre-se do que comentei acima.

Responda a mensagem que você recebeu, não espere que a outra pessoa lembre-se do que vocês conversaram. Eu, por exemplo, recebo dezenas de mensagens todos os dias. Imagine receber uma resposta sua com somente um "SIM, concordo!". Concorda com o quê? Eu prefiro, dependendo do assunto, comentar a mensagem com [Ruben] entre cada ponto de idéia que deverá ser respondido. Dessa forma o remetente poderá entender o que eu compreendi, bem como entender meus comentários; muitas vezes parece que estamos conversando, já que vou respondendo pensamento por pensamento, na mesma seqüência que eu li.

Anexos... Esses são os grandes e terríveis vilões da Internet. Recebo anexos de tudo quanto é tipo, são PDFs, PPTs, WAV, MP3 e até AVIs, WMVs etc. Todos arquivos grandes e principalmente inúteis. São amigos que mandam mensagens de Natal, de apoio, novenas entre outras tantas, alguns vídeos (avi e wmv). São até interessantes, mas consumiram 2 a 3 mega bytes de espaço do meu e-mail, fora o tempo para baixar.

Recomendo que você peça autorização para o envio de tais anexos. Verifique antes se o destinatário deseja recebê-los continuamente. Lembre-se de que muitos arquivos recebidos podem conter vírus e que você também poderá estar ajudando a passá-los para frente.

O e-mail está sendo utilizado cada vez mais como ferramenta de trabalho. Organizações o estão utilizando para enviar ordens, pedidos e até normas, onde o @seu_dominio.xxx.br se torna um referendo ao que você disse. Recomendo cuidado quando você utilizar o seu e-mail da empresa, principalmente para assuntos fora do contexto do seu trabalho.

E finalmente recomendo que utilize tipo de letra, fundo e cores que possam ser lidas por todas as pessoas. Já recebi mensagens com fundos escuros e letras pretas... Como é que se pode ler uma mensagem assim? Também fundos coloridos e até musicais... Estava no escritório e a caixa de som com o volume alto, quase morri de susto e todos da empresa vieram saber o que tinha acontecido.

Devido à sua versatilidade, o e-mail pode e deve ser utilizado nas mais variadas formas. Eu, pessoalmente, amo o e-mail, faço negócios com clientes em diversos lugares do Brasil e do mundo e sequer utilizo o telefone para fechar tais transações. Por isso recomendo a todos um certo cuidado para que a sua mensagem seja lida e compreendida corretamente.