Obtenha Sucesso na Gestão de Projetos: Como iniciar um projeto corretamente?

Publicado em: 26/08/2011 |Comentário: 0 | Acessos: 519 |

Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos

 

Muitas pessoas acreditam que um projeto começa logo no planejamento, o que não é verdade. O PMI, através do Guia PMBOK, mostra-nos que existem cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos. São eles:

 

  • Grupo de Processos de Iniciação
  • Grupo de Processos de Planejamento
  • Grupo de Processos de Execução
  • Grupo de Processos de Monitoramento e Controle
  • Grupo de Processos de Encerramento

 

Neste artigo, abordarei justamente o grupo de processos de iniciação, sobre o que deveremos fazer para aumentar as chances de sucesso dos nossos projetos. É isso mesmo, pois uma das características dos projetos é que são repletos de incerteza, por isso não podemos nunca garantir que um projeto terá sucesso com 100% de certeza. O que podemos fazer é utilizar processos bem estruturados para aumentar a probabilidade de sucesso dos nossos projetos.

 

Iniciando um projeto

 

Antes de entrar nos processos especificamente, devemos fazer algumas considerações e análises que provavelmente causarão impacto no seu projeto.

 

Estrutura Organizacional

Dependendo do tipo de estrutura organizacional em que você se encontra, você poderá ter mais ou menos facilidade para conduzir seus projetos. Em estruturas organizacionais funcionais, você provavelmente encontrará problemas com a disponibilidade de recursos. Portanto, é necessário que você verifique junto à alta direção a importância deste projeto para a organização, busque um patrocinador forte, dê bastante atenção aos processos de iniciação, principalmente às premissas do projeto, faça com que os principais stakeholders se comprometam com o projeto e sempre documente tudo. Isto não fará com que tudo saia perfeito, mas como precisamos aumentar a probabilidade de sucesso dos nossos projetos, é o mínimo que podemos fazer.

Em organizações projetizadas você não encontrará estes problemas, pois sua organização respira, vive e sobrevive de projetos, o que não quer dizer que este tipo de estrutura só tenha vantagens. Mas considerando-se especificamente o mundo dos projetos, esta é a melhor estrutura sem dúvidas nenhuma.

Em termos de estrutura organizacional, existe também a matricial, que une características tanto da projetizada como da funcional. Este tipo de estrutura também tem suas vantagens e desvantagens. O grande problema é a complexidade na comunicação, pois os colaboradores do projeto estão ligados também a um setor ou departamento funcional, o que faz com que ele tenha que se reportar a dois gerentes, o funcional e o gerente de projetos.

É necessário que você saiba que uma organização é tipicamente funcional, projetizada ou matricial de acordo com a sua área da atuação. Uma empresa funcional não vai se tornar projetizada da noite para o dia, o que não quer dizer que os projetos não tenham importância para ela. Este é o grande desafio de gerentes de projetos em organizações funcionais.

 

Saiba mais sobre as estruturas organizacionais no blog Gestão de Projetos PMI.

 

Apoio da Direção

Nada se faz em uma organização sem apoio da direção. Com o gerenciamento de projetos é a mesma coisa. Você pode aplicar os processos, ferramentas e técnicas de gestão de projetos aos seus projetos, mas sem que haja um pensamento voltado para isto, tudo pode acabar soando como burocracia para a equipe do projeto e mesmo para a alta administração. Portanto, se você quer utilizar o gerenciamento de projetos por iniciativa própria, tenha em mente primeiramente a tarefa de convencimento da equipe e dos diretores, além de que você não deverá ir muito a fundo na implementação dos processos. Faça isto de forma gradual e vá mostrando os benefícios aos poucos.

 

Fatores externos

Não deixe de levar em consideração o ambiente em que a empresa está inserida. Tudo influencia no seu projeto: política, cultura, meio ambiente, comunidade etc. É preciso acompanhar esses fatores e verificar se oferecem riscos ou oportunidades futuras.

 

Metodologia e ferramentas adequadas

Todos nós sabemos (ou, pelo menos, deveríamos saber) que o Guia PMBOK não é uma metodologia e, sim, um guia de melhores práticas de gerenciamento de projetos. Mas nele estão descritos 42 processos de gerenciamento de projetos. Cabe a você criar uma metodologia de gerenciamento de projetos aplicável à realidade de sua empresa. Ora, na da funciona sem método e o método deve especificar as ferramentas e técnicas que serão utilizadas e como serão utilizadas. Ter uma metodologia adequada vai fazer com que você possa adquirir o domínio dos processos e, consequentemente, aumentar a probabilidade deles serem executados com sucesso.

 

Planejamento Estratégico

Projetos que são desenvolvidos tendo como base o Planejamento Estratégico podem ter mais chances de serem levados a sério pela organização, já que foi algo que eles mesmo decidiram. Isto não quer dizer que não possam aparecer projetos importantes inesperadamente. Um projeto pode surgir de diversas formas. Imagine uma situação onde foi criada uma lei ou regulamentação no seu setor, que exige que seja realizada uma adequação no seu produto ou processos e que haja um tempo curto para que as mudanças sejam implementadas.

 

Comprometimento da Equipe do Projeto

Bem, começar um projeto já com a equipe desmotivada e sem comprometimento certamente levará o seu projeto a fracassar. Quando falo fracassar não estou dizendo que o produto não será entregue, mas haverá problemas, o produto pode não sair como o cliente quer, haverá atrasos no cronograma, aumento de custos e uma série de outros problemas. Se você tiver a oportunidade de escolher com quem trabalhar, ótimo. Caso contrário, você deverá descobrir uma forma de lhe dar com isso.

 

Processos de Gerenciamento de Projetos do Grupo de Processos de Iniciação

 

O Guia PMBOK organizou 42 processos de gerenciamento de projetos, sendo que dois deles são desenvolvidos no grupo de processos de Iniciação. A seguir você terá a descrição de cada um dos processos.

 

Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)

O processo Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto é bem simples, mas extremamente importante para o se obter sucesso no projeto. Vejamos abaixo algumas das características que faz com que um simples documento seja tão útil:

 

  • O Termo de Abertura do Projeto (TAP) autoriza formalmente o início do projeto ou de uma fase do projeto. Isso significa dizer que o projeto existe e é reconhecido pela organização.
  • O Termo de Abertura do Projeto é emitido pelo patrocinador (sponsor) do projeto, ou seja, alguém com autoridade suficiente para tomar decisões importantes no projeto e em favor do projeto.
  • É através do Termo de Abertura do Projeto que o Gerente de Projetos é designado, além de atribuir-lhe poder e autoridade para utilizar os recursos da organização, como pessoas, equipamentos e materiais.
  • Serve de parâmetro para futuras decisões do projeto em relação à solicitação de mudanças. O Termo de Abertura do Projeto não deve mudar no decorrer do projeto, portanto se alguma mudança significativa for solicitada pelo cliente, que provoque mudanças no TAP, é o caso de se pensar se já não seria um outro projeto.

 

O Termo de Abertura do Projeto geralmente inclui as seguintes informações:

 

  • Título e Descrição do Projeto
  • Objetivos do Projeto
  • Gerente de Projetos Designado e Nível de Autoridade
  • Necessidade Empresarial
  • Justificativa do Projeto
  • Recurso Pré-designados
  • Partes Interessadas
  • Requisitos das Partes Interessadas já Conhecidos
  • Descrição do Produto/Entregas
  • Restrições e Premissas
  • Aprovação pelo Patrocinador do Projeto

 

Vale ressaltar a importância da Descrição e dos Objetivos do Projeto que, neste caso, fornecem a visão do patrocinador para o projeto e das Restrições e Premissas do projeto. As Restrições limitam as ações do gerente de projetos e geralmente são de escopo, tempo e custo. As premissas são suposições que consideramos verdadeiras para fins de planejamento.

 

Para mais informações sobre o processo Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto consulte o artigo do blog Gestão de Projetos PMI.

 

Identificar as Partes Interessadas (Stakeholders)

O processo Identificar as Partes Interessadas já está sob a coordenação do Gerente de Projetos, após ser designado através do Termo de Abertura do Projeto. Basicamente, neste processo devemos identificar todas as partes envolvidas no projeto, pessoas e organizações que influenciam ou podem ser influenciadas pelo projeto.

Identificar as Partes Interessadas é bem simples, mas exige habilidades de comunicação do gerente de projetos ou de quem for realizar esta tarefa.

Comece identificando as principais partes interessadas do projeto. São eles: O patrocinador, equipe do projeto, clientes, diretores e coordenadores de departamentos envolvidos no projeto, especialistas na área de aplicação, ou seja, todas aquelas pessoas que são facilmente identificadas logo no início do projeto. Algumas delas já devem até ter sido mencionadas no Termo de Abertura do Projeto.

Em seguida, entreviste as principais partes interessadas para tentar descobrir novos stakeholders e organizações que estão direta ou indiretamente ligados ao projeto.

Mas este projeto não trata apenas da identificação das pessoas envolvidas no projeto. É preciso preparar uma estratégia para monitorá-los e gerenciá-los. Alguns deles deverão receber relatórios de andamento do projeto, outros participarão de reuniões do comitê de mudança do projeto, outros podem ser simplesmente ignorados. Tudo vai depender da estratégia definida.

 

Para mais informações sobre o processo Identificar as Partes Interessadas acesse o blog Gestão de Projetos PMI.

 

Reunião de Kick-off do Projeto

A reunião de Kick-off não é um processo, mas é importante que seja realizada. Você irá reunir as principais partes interessadas do projeto e apresentar o projeto para que haja um entendimento comum entre todos. Uma das maiores causas de desmotivação entre funcionários ocorre quando ele não conhece os objetivos e justificativa daquilo em que ele está trabalhando.

 

Considerações Finais

O grupo de processos de Iniciação, apesar de possuir apenas dois processos simples, é muito importante para prevenir futuros problemas e possíveis impactos de riscos no decorrer do projeto. Por isso, não deixe de se preocupar com esta etapa.

É importante entender também a essência dos processos de gerenciamento de projetos e aplicá-los, seja lá que nome você dará para eles.

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    Fonte do Artigo no Artigonal.com: http://www.artigonal.com/ger-de-projetos-artigos/obtenha-sucesso-na-gestao-de-projetos-como-iniciar-um-projeto-corretamente-5165048.html

    Palavras-chave do artigo:

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