Projeto com problema? Tudo deveria ser simples, mas não é!

Tem quem diga que Projeto é sinônimo de problema. É verdade que os projetos atrasam, que desviam do custo, que provocam demissões etc. Mas eu particularmente discordo dessa visão pessimista, acredito que a maioria dos problemas não está diretamente relacionado com os projetos, e sim com as pessoas.

Não conheço projeto que tenha fracasso por um problema técnico, porque faltou conhecimento ou uma máquina específica. E ainda assim, se isso aconteceu o problema foi do planejamento (novamente as pessoas) que não previu essa necessidade específica, ou não fez o plano de ação adequado para esse risco.

"Tolo é aquele que naufragou seus navios duas vezes e continua culpando o mar" - Publilus Syrus

Predizer o passado
Existem dezenas de pesquisas que determinam, ou tentam, os motivos de fracasso para projetos e fazem conclusões assustadoras:

=> US$ 38 bilhões foram perdidos em projetos não entregues
=> US$ 17 bilhões são custos acima do previsto nos projetos
=> 15% dos projetos terminam sem entregar resultados
=> 66% dos projetos foram considerados não atendendo às necessidades dos usuários: tempo, custo e funcionalidade

Fonte: Standish Group - CHAOS Repor 2006

Enquanto isso, no Brasil:

=> 53% dos projetos são bem sucedidos
=> 21% dos projetos fracassam
=> 26% dos projetos têm sucesso parcial

Em projetos de TI temos:

=> 73% dos fracassos são causados pelas freqüentes mudanças de escopo
=> 51% dos fracassos são causados por prazos inexeqüíveis
=> 27% dos fracassos ocorrem por estudo de viabilidade incorreto ou incompleto

Fonte: Standish Group (CHAOS Report) e Archibald & Prado 2006

Além de todas as pesquisas podemos determinar, ou tentar, uma lista de possíveis causas para o fantasma dos projeto que fracassa:

=> Metas e objetivos mal estabelecidos
=> Cronograma inexeqüível
=> Informações insuficientes ou inadequadas
=> Padrões e metodologias não estabelecidos
=> Relacionamento ruim com os steakholders do projeto
=> Pouca compreensão da complexidade do projeto
=> Gerente de Projetos pouco experiente para o projeto
=> Etc.

Tudo isso é mais ou menos como um comentarista de futebol que depois do jogo faz análises sobre tática e julga os melhores em campo. Para mim parece fácil falar com os dados prontos, a verdadeira importância está em prever e evitar os problemas. Evitar o fracasso, esse é o objetivo!

As pesquisas são importantes como benchmarking, mas os fatos que geraram essas mesmas pesquisas estão aqui, ao nosso lado e dentro das nossas empresas. Mas infelizmente na maioria das vezes damos pouca, ou nenhuma, importância para eles.

Mas eu sempre “Planejo”!? O que acontece com meus projetos?
Planejamento parece ser a palavra de ordem de todos que gerenciam projetos, o problema é que algumas pessoas têm uma visão míope dos processos de Planejamento. Alguns acham que uma ferramenta ou a sigla da moda vai solucionar todos os problemas da sua empresa. Outros acham que não é necessário gastar “tanto tempo e dinheiro planejando, porque afinal nós já fizemos isso mais de mil vezes”. Esses erros são fatais, e não costuma poupar projetos e seus gerentes.

Para mim fica claro que o executivo brasileiro sempre está disposto a refazer, mas nunca tem tempo ou dinheiro para investir no planejamento de forma adequada. Essa cultura precisa mudar, e para isso o Gerente de Projeto (agora com “G” e “P” maiúsculos) precisa atuar, fazendo a organização enxergar essa necessidade fundamental.

Eu li em algum lugar uma frase interessante que dizia algo mais ou menos assim: “... devemos dar menos importância ao Plano, e mais importância ao Planejamento...”. Ou seja, o que importa não é gerar documentos bonitos ou um batalhão de artefatos. A verdadeira importância está no processo, em como esses documentos foram gerados e qual será sua utilização no futuro. Gerar documento apenas para cumprir etapas de um processo em nada ajuda o projeto, ao contrário isso vai sim atrapalhar.

Além disso, se a empresa não está pronta para os processos de Planejamento não vai ser uma ferramenta, ou uma metodologia, por melhor que ela seja, que vai resolver essa deficiência. E nesse ponto entra a experiência e qualidade que se precisa dos recursos de projetos. Sem experiência e qualidade, estamos a um passo do fracasso.

Não eu não estou jogando pedra na minha própria janela, afinal eu sou PMP. Entendo e sou defensor ferrenho de melhores práticas e metodologias, porém isso não pode substituir cegamente a atividade de planejar propriamente.

Em um artigo anterior eu usei uma expressão muito conhecida que é: “Nada substituí o talento”. Agora ela se aplica novamente a esse novo artigo, porque nada substitui o talento mesmo! Nem um certificado PMP, um conjunto de melhores práticas ou uma empresa famosa a frente do seu projeto. Sem trabalho duro e suor escorrendo na testa, tudo isso vai levar a lugar nenhum.


Os problemas já chegaram, e agora?
E quando o projeto já está indo pelo ralo, o que devemos fazer? E se você foi convocado para recuperar um projeto problemático? Trabalhar durante uma crise é uma arte que poucas pessoas dominam, mas algumas ações simples são fundamentais para manter a ordem e colocar o trem de volta nos trilhos.

Gerenciar uma crise custa caro, mas infelizmente às vezes é necessário. Vamos aqui partir do princípio que foram feitas as devidas avaliações e foi decidido que o projeto continua tendo importância para a organização, que ele continua com força e sendo suportado politicamente, e que todos estão plenamente comprometidos.

A análise de para Abortar ou Recuperar um projeto problemático é extremamente importante, mas é um assunto que podemos abordar em outra matéria. Por agora vamos imaginar que foi decidido que a recuperação do projeto deve acontecer. Abaixo temos alguns dos principais aspectos que devemos observar nesse momento:

=> Gerenciar expectativas é extremamente importante na gestão de projetos. Mas quando você está com um projeto problemático nas mãos isso toma importância ainda maior.

Definir as necessidades e objetivos de todos os envolvidos e, principalmente onde você vai levar esse navio no final da jornada pode ser o fiel da balança entre o sucesso e o fracasso. Porém, o ponto de maior atenção é: Como levar esse navio até o seu destino? Na resposta dessa simples pergunta pode estar a recuperação do seu projeto.

=> Outro ponto de atenção é a clareza. Durante a gestão de um projeto problemático é importante deixar muito claro o que esperamos de cada membro da equipe. Frases como “vamos lá time”, “façam o melhor” e “sabemos que vocês conseguem”, acredite, só funcionam em filmes.

É importante deixar extremamente claro o que se espera de cada um, quais os goals, e manter firmemente os pontos de controle e monitoramento. Incentivos são importantes para o ânimo da equipe, mas nem mesmo um treinador de futebol trabalha apenas dessa forma. Certamente é mais eficiente se o treinador deixar claro quem deve ser marcado, que jogador deve fazer a marcação, quem ataca e quem defende e quando isso deve ser feito. Você não acha?

=> Alinhamento e comprometimento é especialmente importante nessa hora. Tenha em mente que você depende da sua equipe, na verdade você sempre depende dela mas especialmente nesse momento você está vulnerável. É necessário mostrar para a equipe que vocês estão todos no mesmo barco, deixar claro que você se importa e que a visão deles é fundamental para a recuperação do projeto. Até porque ela realmente é!

Achar que é possível manter uma equipe sem conhecimento real do que está acontecendo durante um projeto problemático é praticamente implorar pelo fracasso. Fingir que está tudo bem, quando na verdade nada está bem é fatal em qualquer área da vida, e na gerência de projetos isso não é diferente.

=> Outro fator importante é que nesse momento você precisa de aliados, e certamente durante esse processo você vai conhecer quem está ou não ao seu lado.

Com um pouco de sorte você já vai saber com quem pode contar antes dos problemas chegarem, isso iria ajudar bastante. Mas nem sempre a vida é razoável, então tenha sempre em mente que em tempos de crise devemos formar relacionamentos (leia-se aliados), e não inimigos. Os inimigos são inevitáveis, mas antes de fazer inimigos faça aliados.

Isso tudo parece simples para você? Você está correto, realmente é simples! Mas como tudo que envolve o relacionamento humano, mesmo sendo simples não é fácil de ser executado.

É sempre importante que façamos reflexões sobre nossa vida profissional, e pessoal, só assim conseguimos ver onde cometemos nossos erros e onde temos que melhorar – estamos falando de Lições Aprendidas. Pense e avalie se durante o seu último projeto, problemático ou não, você colocou essas pequenas ações em prática!? Depois reveja os fatos e analise se as coisas teriam sido diferentes se você tivesse identificado, e praticado esses pontos.

Mas é só isso?
Não, claro que não é só isso! Gerenciar Projetos é complexo e o risco é inerente a essa atividade. Se você não gosta de correr riscos ou não consegue trabalhar sob pressão, então não trabalhe com Gerência de Projetos, procure outra atividade.

Existem diversos outros pontos de atenção com alta importância dentro de um projeto. Por exemplo a ligação entre o Planejamento e a Execução. Uma matéria da Fortune relatou que:

“Menos de 10% das estratégias efetivamente formuladas são efetivamente executadas”

Fica claro que existe um gap considerável entre o planejamento e a execução, principalmente para o brasileiro que é sabidamente, em sua maioria, “executor” e não “planejador”.

Esse é um ponto muito importante e eu, como costuma dizer aquele famoso palestrante, “Vou voltar nesse tema!”

Sucesso e paz para todos!!!