E-mail nas empresas: reprimir, liberar ou controlar?

A tecnologia da informação vem alterando significativamente as comunicações entre as pessoas, sobretudo pelo uso de e-mails. Tanto é verdade que ao solicitarmos o meio de contato para uma pessoa que acabamos de conhecer, recebemos o número do telefone celular e seu endereço eletrônico (e-mail).

Na área empresarial, o uso de e-mails é expressivo em várias áreas das organizações, sejam para as comunicações internas como externas (clientes e fornecedores). Assim, a tecnologia vem alterando, de forma rápida e contínua, as relações humanas, de negócio e de trabalho.

No ambiente empresarial, sabe-se que os funcionários utilizam seus e-mails não somente para fins profissionais, mas também para fins pessoais. Isto não deve causar surpresa se considerarmos o e-mail como um outro meio de comunicação disponível nas organizações. O telefone já tem seu uso, em geral, indiscriminado.

Esta utilização (e-mail da empresa com finalidades não-profissionais) vem causando discussões acirradas entre juristas e a sociedade. Há duas fortes correntes antagônicas: a primeira, de repressão ou controle, que defende a implantação de políticas restritivas do uso de e-mails da empresa para fins pessoais, qualificando o e-mail como “ferramenta de trabalho”, mesmo que isto represente “monitorar” o conteúdo das mensagens dos seus funcionários, com base em contrato firmado entre as partes. A segunda corrente, mais permissiva, alega que esta monitoração pode ser caracterizada como violação de correspondência, que na dimensão das leis brasileiras seria considerada crime. Os defensores desta corrente alegam também que os contratos que vêm sendo propostos pelas empresas para monitoração de seus e-mails são “impostos”, funcionando como instrumentos de pressão sobre os funcionários.

Enquanto a sociedade discute este tema e jurisprudência vem sendo criada, há uma solução intermediária que pode atender a ambos os lados: a educação. Deve-se educar o profissional em quatro áreas distintas: (1) a utilizar seu e-mail de forma adequada, orientando-o a criar um endereço eletrônico pessoal, desvinculado do nome da empresa; (2) a utilizar a rede da empresa (sob a qual trafega todas as mensagens) de forma comedida e racional, divulgando os horários de baixo tráfego de dados, como por exemplo, antes do início do expediente e no horário do almoço; (3) divulgar constantemente que não devem ser repassados e-mails com piadas, ideologias políticas, pedidos de ajuda para necessitados, correntes, cartões de natal, mensagens de auto-ajuda, pornografia, e sobretudo, mensagens odiosas e racistas; e, (4) incutir que ele/ela será responsável pelas suas ações eletrônicas perante a lei.

Assim, o e-mail é uma ferramenta que pode e deve ser utilizada, pois traz agilidade nas comunicações no mundo globalizado que vivemos; entretanto, retornando ao título desta leitura: “e-mails nas empresas: reprimir, liberar ou controlar?”, optaríamos por utilizar um único verbo: “e-mails nas empresas: educar!”.