Hábitos para não perder prazos

Publicado em: 31/08/2012 |Comentário: 0 | Acessos: 43 |

Perder prazos, perder compromissos, perder oportunidades... muito desagradável!

Como então manter tudo organizado de forma a não deixar escapar o momento?

Com o passar dos anos aprendi uma forma de não deixar nada passar. É mais simples do que podemos imaginar, mas já me ajudou muito, e hoje venho compartilhar essa idéia simples, porém efetiva.

Leia até o fim, não desanime, pois vai parecer brincadeira de criança, mas eu garanto que fará diferença.

Se você já possui uma forma de trabalho, leia assim mesmo. Você pode descobrir uma ou outra coisa diferente que poderá ajudá-lo mas, se você não possui uma forma de trabalho que lhe garanta os prazos, se está acostumado a esquecer das coisas e sofrer com as consequências, então leia e siga.

Lembre-se que as mais brilhantes soluções normalmente são as mais simples.

São poucos pontos, mas todos importantes:

1 - Só uma coisa não pode esperar: a anotação.

Isso mesmo, tudo pode esperar, somente uma coisa tem que ser feita imediatamente: a anotação.

Quando voltamos de uma reunião ou desligamos o telefone normalmente nossa cabeça começa imediatamente a se organizar para o próximo assunto, ou então tentamos nos concentrar no assunto que estávamos trabalhando antes de sermos interrompidos. Ainda há os casos onde já temos outra pessoa nos esperando.

Se nesse exato momento não pararmos por apenas um minuto e tomarmos nota das atividades que serão necessárias para resolver o assunto tratado na reunião ou no telefonema, com certeza iremos esquecer de algo.

Esse é o primeiro momento e não pode ser esquecido. Note bem: se pular esta etapa, tudo que está a seguir pode ser ineficiente.

2 - Faça um projeto mental

As atividades anotadas merecem um projeto mental. Mas o que seria isso?

Um projeto mental é um pequeno cronograma que devemos fazer para garantir que os prazos sejam cumpridos. Veja bem: não é um cronograma completo, apenas uma pequena idéia inicial do que deveremos fazer para cumprir as atividades.

Um exemplo cai bem aqui.

Imaginemos que anotamos três atividades:

  • Comprar novos computadores para os funcionários que iniciarão em 30 dias.
  • Marcar uma reunião para discutir o novo projeto da contabilidade.
  • Elaborar uma apresentação de resultados para daqui 15 dias.

Muito bem, vamos fazer o projeto mental para cada uma das atividades agora:

  • Comprar novos computadores
    • Sabemos que os funcionários iniciarão em 30 dias. Sabemos que precisamos de 10 dias para que os computadores sejam comprados e cheguem. São 2 dias para a cotação e mais um dia para aprovação. São ainda mais dois dias para preparar os computadores.
    • Se são 15 dias no processo, então no máximo em 15 dias precisamos fazer a cotação.
    • A tarefa exige uma margem de segurança? Se sim, digamos 2 dias de margem, então nosso projeto mental é que em 13 dias precisamos iniciar a cotação, no máximo, para enviar a aprovação em mais três dias e receber os computadores em mais 10 dias.
  • Marcar a reunião
    • O projeto da contabilidade não tem um prazo definido, mas quanto antes a reunião acontecer, melhor. E precisaremos conciliar as agendas. É algo que devo fazer amanhã bem cedo.
  • Elaborar a apresentação
    • A apresentação é para daqui 15 dias, e eu preciso de no mínimo 4 dias para elaborá-la.
    • Novamente pensando em uma margem de segurança, vamos colocar um dia a mais.
    • Se são cinco dias para elaborar tudo, então precisamos iniciar essa tarefa no máximo em 10 dias.

Pronto! Projetos mentais elaborados. Anote-os de forma simples.

3 - Agende seus projetos mentais

As atividades estão anotadas e já temos as datas previstas. Não podemos ir embora sem antes agendar as tarefas.

De acordo com o nosso projeto mental temos que fazer os seguintes agendamentos:

  • Marcar reunião sobre projeto contabilidade: em 1 dia
  • Elaborar apresentação: em 10 dias
  • Cotar computadores: em 13 dias
  • Aprovar compra dos computadores: em 16 dias
  • Receber os computadores e iniciar preparação: em 26 dias
  • Entregar os computadores: em 28 dias

Ok! Tudo agendado? O seu dia terminou e você não vai esquecer nada do que combinou hoje.

4 - Inicie o dia com a revisão

De nada adianta anotar tudo, fazer o projeto mental, agendar e não olhar a agenda!

Então a agenda deve estar aberta durante o dia inteiro, porém o primordial é que logo pela manhã a primeira tarefa tem que ser verificar a agenda.

Lembre-se primeiro de ver as atividades que estão planejadas para o dia.

Anote-as novamente em uma folha a parte.

Passe um traço nessa folha e agora verifique quais são as próximas atividades, planejadas para o dia seguinte ou para os próximos dias. Anote-as também em ordem de importância.

Pronto! Você pode começar o seu dia.

Lembre-se de carregar a folha com você, pois ela deve ser seu guia para o dia!

E, durante o seu dia, não se esqueça do item 1)!

5 - Ao fim do dia, analise os resultados

Terminado o dia verifique se todas as tarefas do dia foram cumpridas.

Se foram cumpridas, ótimo. Caso contrário, pegue uma nova folha de papel e já as anote, pois serão as primeiras tarefas do dia seguinte. Agora volte para o item 2 e seja feliz!

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    Fonte do Artigo no Artigonal.com: http://www.artigonal.com/gestao-artigos/habitos-para-nao-perder-prazos-6159713.html

    Palavras-chave do artigo:

    prazo

    ,

    projeto

    ,

    controle

    Comentar sobre o artigo

    Armando Terribili Filho

    O uso adequado das técnicas/ferramentas pode ser fundamental para o sucesso de um projeto, seja no seu planejamento ou na execução.

    Por: Armando Terribili Filhol Negócios> Ger. de Projetosl 16/02/2013 lAcessos: 84

    Este artigo realizou um estudo exploratório da utilização da Gestão de Projetos na Internacionalização de Empresas. Buscou-se analisar o que significam os dois conceitos através de visões de vários autores. O objetivo foi trazer à tona a utilidade e a correlação entre dois saberes do conhecimento que, atualmente, fazem parte do cotidiano das empresas. Analisou-se o planejamento correto e os riscos positivos e negativos de uma empresa estar fora do país. Foram trazidos conceitos propostos pela Ge

    Por: Quintiliano Campomoril Negócios> Ger. de Projetosl 19/05/2011 lAcessos: 644
    Armando Terribili Filho

    Discussão das principais causas de atrasos nos projetos, em termos de planejamento e de execução. Pode-se pensar que os atrasos são causados pelo mau desempenho e/ou baixa produtividade de alguns profissionais participantes do projeto. Entretanto, não se pode esquecer dos erros de estimativas, da insuficiência de recursos humanos ou da falta de habilidade/capacitação deles, dos riscos, das mudanças no projeto e dos atrasos de fornecedores. Tudo isto se traduz em "atraso no projeto".

    Por: Armando Terribili Filhol Negócios> Ger. de Projetosl 09/12/2011 lAcessos: 402
    Fernando Rubin

    Com a proximidade da entrada em vigor de um novo Código de Processo civil (tendo já sido aprovado, pelo Senado, o Projeto 166 no recente dezembro/2010), temos com o presente ensaio o objetivo de detalhar criticamente a trajetória legislativa processual pátria.Iniciaremos pelo estudo da construção do CPC/1973 (substituindo o modelo anterior de 1939), passando pelas reformas estruturais ao Código Buzaid (no período de 1992-2010), e chegando nas linhas inovadoras do Projeto.

    Por: Fernando Rubinl Direito> Doutrinal 18/08/2011 lAcessos: 606
    Fabiani Seibel Stock

    A gestão de projetos pode ser uma ferramenta benéfica em todas as áreas organizacionais, inclusive na área de recursos humanos.

    Por: Fabiani Seibel Stockl Carreira> Recursos Humanosl 15/01/2012 lAcessos: 865
    Armando Terribili Filho

    Problemas em custos nos projetos? O artigo pretende debater este tema, analisando o "planejamento" e a "execução". Por meio de dez recomendações, o artigo procura aumentar a probabilidade de sucesso em projetos na dimensão "custos", englobando: procedimentos da organização, estimativas realistas, riscos, alocação de profissionais, planejamento das aquisições, riscos, comunicação e controles.

    Por: Armando Terribili Filhol Negócios> Ger. de Projetosl 14/06/2012 lAcessos: 182

    O Escritório de Gerenciamento de Projetos tem a função de acordo com as politicas e procedimentos da organização, podem ser: suporte para os gerentes de projeto, área estratégica ou unidade de centralização de conhecimento de projetos. A implantação de um escritório de projetos pode ser baseada nas áreas de conhecimento do PMI, como: escopo de trabalho, recursos necessários e a qualidade exigida pelas regras estabelecidas.

    Por: Debora Viotil Negócios> Ger. de Projetosl 27/03/2009 lAcessos: 3,723

    Não se justifica, face aos cruzamentos eletrônicos efetuados pelo fisco, bem antes dos envios das várias declarações relativas às inúmeras obrigações acessórias (já desnecessárias, face aos vários SPED em funcionamento), que os lançamentos tributários são feitos imediatamente ao fato gerador e on line, a manutenção do prazo de 5 anos em vigência desde 1966.

    Por: roberto rodrigues de moraisl Direito> Direito Tributáriol 24/01/2014 lAcessos: 144
    Abraao Dahis

    Pergunto: A vida então, poderá existir sem projetos? Considero “Projetos de Vida” todo o plano, idéia, sonho ou evento, que possa se tornar realidade, em algum momento de nossas vidas, seja um simples churrasco para os amigos, a redação de um livro, a reforma ou a compra de sua casa, uma viagem para conhecer todos os países do mundo, a realização de um evento ou ainda, o projeto para a edificação de um gigantesco complexo turístico a ser construído na Lua, por exemplo, entre outros tantos...

    Por: Abraao Dahisl Negócios> Ger. de Projetosl 05/07/2009 lAcessos: 675 lComentário: 1
    João Garcia

    Nós do GRUPO PLATAFORMA queremos alertar os empresários com algumas dicas para a saúde financeira da sua empresa, já que uma empresa quando não é administrada corretamente na sua área mais sensível que é a financeira, a possibilidade da mesma vir a quebrar é absurdamente alta.

    Por: João Garcial Negócios> Gestãol 21/08/2014 lAcessos: 13
    João Garcia

    Nós do GRUPO PLATAFORMA queremos deixar aqui uma enorme sugestão aos empresários que tenham o hábito de tomar recursos emprestados que não tem o seu reinvestimento na empresa. A nossa orientação é no sentido de alertar o empresário de que um dia a conta vai chegar e quase sempre chega em momento critico.

    Por: João Garcial Negócios> Gestãol 21/08/2014
    João Garcia

    Nós do GRUPO PLATAFORMA queremos deixar como dica aos empresários, cujas empresas estejam endividadas ou super endividadas, a exata importância do PLANEJAMENTO FINANCEIRO na sua empresa. Geralmente quando a empresa está endividada ou com problemas no seu fluxo de caixa é porque faltou o planejamento financeiro. O Planejamento financeiro não só trata da organização da empresa, mas também tem um papel importantíssimo a médio e longo prazo na sua capacidade de gerar empregos, distribuir renda.

    Por: João Garcial Negócios> Gestãol 21/08/2014
    João Garcia

    Nós do GRUPO PLATAFORMA queremos orientar os empresários para que ao menor sinal de dificuldade de suas empresas já se antecipem junto aos seus credores e procurem com a maior antecedência possível já reestruturar as dívidas da empresa de forma amigável.

    Por: João Garcial Negócios> Gestãol 21/08/2014
    Alexandre Aschenbach

    Ao analisarmos as pessoas identificamos talentos, capacidades, qualidades, potenciais e defeitos individuais. Isto é importante porque na interação entre as pessoas, nos grupos, cada indivíduo traz essas características de forma individual e o resultado desta adição de características, ao contrário do que se pode pensar, não é a simples soma de todos esses fatores.

    Por: Alexandre Aschenbachl Negócios> Gestãol 10/08/2014
    Marlon Silva

    Saiba através deste esclarecedor artigo quais são todos os formatos ou tipos de documentos considerados hábeis para que a contabilidade possa realizar os lançamentos contábeis essenciais para uma empresa.

    Por: Marlon Silval Negócios> Gestãol 05/08/2014 lAcessos: 19
    Marlon Silva

    O que é o controle de caixa e porque ele é tão importante para a saúde financeira de qualquer empresa? Descubra de maneira simples e prática e aprenda como criar um controle.

    Por: Marlon Silval Negócios> Gestãol 05/08/2014
    Marlon Silva

    O que é um Balanço Patrimonial e como utilizá-lo para gestão! Aprenda de uma maneira muito simples e fácil.

    Por: Marlon Silval Negócios> Gestãol 05/08/2014 lAcessos: 12
    Alexandre Aschenbach

    Ao analisarmos as pessoas identificamos talentos, capacidades, qualidades, potenciais e defeitos individuais. Isto é importante porque na interação entre as pessoas, nos grupos, cada indivíduo traz essas características de forma individual e o resultado desta adição de características, ao contrário do que se pode pensar, não é a simples soma de todos esses fatores.

    Por: Alexandre Aschenbachl Negócios> Gestãol 10/08/2014
    Alexandre Aschenbach

    Avós não deviam morrer. Avós deviam durar para sempre, deviam ficar eternamente com aqueles olhos brilhantes e o corpinho frágil, emolduradas só para nós, os netos. Deviam manter sua fala mansa e seu tom de braveza fingida, que disfarça o carinho com que dão cada bronca, cada ralho. Avós devia ter sopro de vida eterno, chama infinita que alimentasse sua vontade e amor. Porque, vovó, eu fiquei aqui. Triste, triste.

    Por: Alexandre Aschenbachl Notícias & Sociedade> Cotidianol 02/07/2014
    Alexandre Aschenbach

    Vivemos a "Era da Informação", informação esta que se apresenta disponível pelos mais diversos meios. Encontrar a informação não é, portanto, a dificuldade maior. Se acessar a informação não é problema, organizá-la e entendê-la já é outra história. Mas parto do princípio que a informação está disponível e que podemos organizá-la e entendê-la, de forma a obter sucesso com ela.

    Por: Alexandre Aschenbachl Negócios> Gestãol 29/06/2014
    Alexandre Aschenbach

    A empresa não reconhece você. Seus esforços são superiores ao de outros. Seus pares não lhe dão oportunidade... Pare de se queixar! Mude o que pode ser mudado!

    Por: Alexandre Aschenbachl Carreira> Gestão de Carreiral 20/05/2014 lAcessos: 11
    Alexandre Aschenbach

    O dia a dia nos leva a enxergar as coisas cada vez mais de longe e, consequentemente, estreita nosso campo de visão nos detalhes. Somos tomados pelo todo, consumidos pelas impressões que, nem sempre, são verdadeiras.

    Por: Alexandre Aschenbachl Carreira> Recursos Humanosl 24/04/2014 lAcessos: 18
    Alexandre Aschenbach

    Eu gosto de pensar que cada emprego é como um jardim. Quando começamos um novo trabalho temos um jardim revirado, que não está com as flores e plantas que queremos, o aspecto não é o que desejamos, a grama está por cortar...

    Por: Alexandre Aschenbachl Carreira> Gestão de Carreiral 14/09/2012 lAcessos: 65
    Alexandre Aschenbach

    Todo líder deve saber delegar. Essa é a linguagem corrente e não pretendo discutir isso. Na minha concepção é uma verdade, ao menos até o momento. Mas há uma confusão tremenda quando se fala em delegar. Alguns acreditam que delegar é pedir. Outros, por sua vez, creem piamente que delegar é mandar. Pior ainda quando entendem que delegar é entregar as tarefas menos nobres ou mais chatas aos subordinados. Delegar, ao contrário, tem a ver com autoridade, liberdade e confiança.

    Por: Alexandre Aschenbachl Negócios> Gerêncial 10/09/2012 lAcessos: 440
    Alexandre Aschenbach

    A palavra Ética é originada do grego ethos, que significa modo de ser, caráter. Através do latim mos (ou no plural mores), que significa costumes, derivou-se a palavra moral. Em Filosofia, Ética significa o que é bom para o indivíduo e para a sociedade, e seu estudo contribui para estabelecer a natureza de deveres no relacionamento indivíduo - sociedade. Vivemos uma crise ética no país e, porque não dizer, no mundo.

    Por: Alexandre Aschenbachl Notícias & Sociedade> Cotidianol 31/08/2012 lAcessos: 63
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