Simplificando a documentação de um Sistema de Gestão da Qualidade

Publicado em: 07/05/2010 |Comentário: 0 | Acessos: 441 |

Todos os Sistemas de Gestão (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, etc), e para quaisquer que sejam as aplicações e escopos dos mesmos, possuem dois elementos principais em comum:

(a) documentação e

(b) registros.

Neste artigo, vamos no concentrar  em como simplificar a documentação.

Primeiramente iremos verificar as exigências  da  ISO 9001 quanto a documentação do SGQ.  São elas:

1)    Ter uma "Política da Qualidade" documentada;

2)    Ter um Manual da "Qualidade Manual da Qualidade" com o escopo, as interações entre os processos, as exclusões permitidas e a referência aos procedimentos ou os próprios procedimentos;

3)    Ter um Procedimento de Controle de Documentos;

4)    Ter um Procedimento de Controle de Registros;

5)    Ter um Procedimento de Auditorias Internas;

6)    Ter um Procedimento de Controle de Produtos Não-Conformes;

7)    Ter um Procedimento de Ações Corretivas;

8)    Ter um Procedimento de  Ações Preventivas;

Começaremos quebrando o paradigma de que é necessário ter um documento específico que trate somente daquele item acima, por exemplo, um procedimento somente para o item "controle de documentos".

Nada impede de se ter apenas  um documento com mesma numeração e que trate, por exemplo, de controle de documentos e de controle de registros. Veja então que é possível eliminar grande quantidade de vai-e-vem de documentos girando pela fábrica unificando os procedimentos.

A ISO também permite que os documentos sejam parte do Manual da Qualidade. Sendo assim, você pode ter apenas um documento na Organização. Este documento chama-se "Manual da Qualidade" e pode incorporar todos os procedimentos internamente, não se esquecendo os itens obrigatórios que devem constar dentro de um Manual e que será objeto de auditoria documental.  Teríamos portanto, dois documentos publicados na organização, uma Política da Qualidade (que também pode fazer parte do Manual da Qualidade) e o Manual da Qualidade.  Note porém que, embora mais simples por exigir menor quantidade de documentos, há uma desvantagem: toda vez que quisermos modificar um único documento teremos que modificar o documento inteiro. Certo? Errado! Pode-se fazer apenas a revisão do documento dentro do manual, porém o controle de documentos deve mencionar o capítulo, item, etc que foi corrigido e em que versão o mesmo se encontra. Vamos elucidar: suponhamos que você crie apenas um Manual conforme citamos. Porém, dentro deste Manual, tome o cuidado de manter os assuntos por seção, exemplo: Seção 1 – Controle de Documentos, Seção 2 – Controle de Registros, etc. Quando for preciso corrigir um documento, somente será necessário revisar aquela seção do Manual. Na minha prática de consultoria, sugiro sempre que organizações de pequeno e médios portes e com fluxo de interação de processos simples, que mantenham este modelo de documentação.

Porém note que, se as atividades dos procedimentos tiverem um fluxo muito longo, ocorre que o Manual da Qualidade ficaria muito extenso. Nestes casos recomendamos unificar os procedimentos comuns, ou seja, fazer um procedimento para os itens que tratem do mesmo assunto. Entao ficaríamos assim:

a)    1 (um) procedimento para Controle de Documentos e Controle de Registros

b)    1 (um) procedimento para o Controle de Não Conformes, Ação Corretiva e Ação preventiva;

c)    1 (um) procedimento para Auditoria Interna

d)    ...além de 1 Manual da Qualidade, que cite o número dos procedimentos acima.

Você pode notar o quanto de papel, assinaturas, etc estaremos economizando se com estas simples ações que demos acima.

A palavra chave para que todo este processo de desburocratização tenha um ótimo resultado é planejar.

PLANEJAR sempre!

Sucesso a todos!!!

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    Fonte do Artigo no Artigonal.com: http://www.artigonal.com/gestao-artigos/simplificando-a-documentacao-de-um-sistema-de-gestao-da-qualidade-2317703.html

    Palavras-chave do artigo:

    iso 9001

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    Gerisval Alves Pessoa

    Apresenta a principais armadilhas que devemos evitar na implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade com base nos requisitos da NBR ISO 9001:2008, bem como os principais propósitos relativos a cada armadilha apresentada.

    Por: Gerisval Alves Pessoal Negócios> Gestãol 23/11/2012 lAcessos: 126

    A certificação está se tornando cada vez mais importante nas Organizações. É importante cada uma se atentar nas suas necessidades, para futuramente obter a certificação ISO e ter reconhecimento garantido no mercado de trabalho.

    Por: Luanal Negócios> Gestãol 07/12/2011 lAcessos: 68
    mauricio de oliveira

    Atenda seu cliente como você quer ser atendido quando você é o cliente; simples assim. A ISO 9001 define as normas e os procedimentos para a implantação de uma política de credenciamento, seleção e qualificação de fornecedores, para avaliar-se se um fornecedor possui capacidade para atender aos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade. Vale dizer que a sua empresa precisa estabelecer um programa de qualificação de fornecedores que permita fazer avaliações.

    Por: mauricio de oliveiral Negócios> Gestãol 02/02/2012 lAcessos: 221

    O Sistema de Gestão Integrado abrange as Normas NBR ISO 9001:2008 (Gestão da Qualidade), ISO 14001:2004 (Gestão Ambientla) e OHSAS 18001:2007 (Gestão de Segurança e saúde no Trabalho). Auditorias e cursos direcionados para esta área são feitas de forma integrada, nunca de forma separada.

    Por: Luanal Negócios> Gestãol 10/10/2011 lAcessos: 222
    Claudemir Oribe

    Como anda a credibilidade da certificação dos Sistemas de Gestão da Qualidade? Embora bastante abalada, ainda vale a pena implementar e manter o Certificado ISO 9001.

    Por: Claudemir Oribel Negócios> Gestãol 25/09/2009 lAcessos: 1,138 lComentário: 3
    mauricio de oliveira

    Muitas empresas que decidem implantar um Sistema de Gestão da Qualidade, com vistas a certificação ISO 9001, o fazem através de seu próprio comitê interno, sem a assistência de uma Consultoria e às vezes costumam esbarrar na comprovação da satisfação de seus clientes, quando instadas a faze-lo pelo Auditor da entidade certificadora.

    Por: mauricio de oliveiral Negócios> Gestãol 17/08/2011 lAcessos: 243
    Sonia Jordão

    A norma NBR ISO 9001 é aplicável a qualquer produto, a qualquer tipo de serviço e a qualquer tamanho da organização. É também compatível com outros sistemas de gestão e focada em melhoria contínua. Além disso, é voltada para os resultados dos negócios.

    Por: Sonia Jordãol Negóciosl 19/10/2009 lAcessos: 6,724 lComentário: 3

    A LC Restaurantes, especializada em alimentação para coletividades, intensifica sua cultura de qualidade através da certificação ISO 9001:2008, que tem como objetivo promover a normatização de produtos e serviços

    Por: Flávia Ghiurghil Press Releasel 07/11/2012

    Buscando atender melhor as necessidades dos seus clientes, prestar um atendimento adequado e propor soluções inovadoras, a Wareline, especializada no desenvolvimento de sistemas de informatização hospitalar, passou por algumas adequações de acordo com as normas do NBR ISO 9001:2008 e conquistou a certificação do Sistema de Gestão de Qualidade (SGC).

    Por: Aliah Percepção Comunicaçãol Tecnologia> Softwarel 29/11/2011 lAcessos: 62

    A importância do trabalho em equipe para obtenção de um certificado Iso 9001. Fique atento e organize sua empresa.

    Por: Carlos Eduardo de Araujol Negócios> Gestãol 17/06/2011 lAcessos: 171

    como reagimos aos conflitos que noa incomodam no dia a dia? Como deveríamos agir?

    Por: José Carlos Maron Jr.l Negócios> Gestãol 18/09/2014

    ERP é uma ferramenta que dinamiza e agiliza os processos de uma empresa, tornando possível ganhar mais tempo, eliminar atividades redundantes e o desperdício de recursos materiais e operacionais, permitindo uma gestão mais eficiente.

    Por: Priscila Falchi - Sisprol Negócios> Gestãol 18/09/2014

    Foi a partir da década de 1990 que o cenário mercadológico observou o surgimento do conceito de gerenciamento da cadeia de suprimentos, que tem como objetivo integrar os agentes de produção, sendo possível melhorar a qualidade dos serviços. Aumentar a eficácia de sua linha de produção é o sonho de qualquer empreendedor. Afinal, quem não quer ver seus funcionários produzirem até 30% a mais? A terceirização de serviços permite que a sua equipe foque em o que realmente importa.

    Por: Jean Webbl Negócios> Gestãol 17/09/2014

    Em plena retração de mercado e dificuldade das empresas em crescerem e expandirem os seus negócios, a redução de custos passa a ser uma preocupação e fator de extrema importância para a maioria das empresas. Reduzir custos nem sempre é tarefa fácil e demanda esforços por parte de todos os membros de uma organização. Nesse sentido, um sistema ERP pode ser uma ferramenta de grande apoio.

    Por: Priscila Falchi - Sisprol Negócios> Gestãol 17/09/2014

    Quando uma empresa necessita adquirir um sistema ERP muitas são as dúvidas e dificuldades para definir a escolha, por isso, é necessário estar atento aos critérios necessários para garantir a melhor decisão.

    Por: Priscila Falchi - Sisprol Negócios> Gestãol 17/09/2014

    Analisando os conflitos existentes nos ambientes organizacionais, podemos concluir que nosso sistema emocional é o grande responsável pelas nossas vitórias e fracassos. O medo nos paralisa.

    Por: José Carlos Maron Jr.l Negócios> Gestãol 16/09/2014

    Como conviver com os intermináveis e estressantes conflitos que aparecem nos ambientes profissionais? Como ser feliz convivendo ao lado deles?

    Por: José Carlos Maron Jr.l Negócios> Gestãol 16/09/2014

    Todas as vantagens de ter implementado numa empresa, independentemente que seja uma grande média ou pequena, um software de gestão. Como, com uma simples e completa ferramenta, se pode tirar o máximo partido das capacidades de uma empresa e dos que lá trabalham.

    Por: marial Negócios> Gestãol 16/09/2014 lAcessos: 11
    ricardo m araujo

    Discute como as empresas poderiam utilizar a certificação, às vezes compulsória, como uma ferramenta de economia e lucro.

    Por: ricardo m araujol Negócios> Gestãol 07/05/2010 lAcessos: 54
    ricardo m araujo

    artigo motivacional relativo a feleicidade, onde podemos procurar a felicidade

    Por: ricardo m araujol Carreira> Gestão de Carreiral 07/05/2010 lAcessos: 81
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