Simplificando a documentação de um Sistema de Gestão da Qualidade

07/05/2010 • Por • 456 Acessos

Todos os Sistemas de Gestão (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, etc), e para quaisquer que sejam as aplicações e escopos dos mesmos, possuem dois elementos principais em comum:

(a) documentação e

(b) registros.

Neste artigo, vamos no concentrar  em como simplificar a documentação.

Primeiramente iremos verificar as exigências  da  ISO 9001 quanto a documentação do SGQ.  São elas:

1)    Ter uma "Política da Qualidade" documentada;

2)    Ter um Manual da "Qualidade Manual da Qualidade" com o escopo, as interações entre os processos, as exclusões permitidas e a referência aos procedimentos ou os próprios procedimentos;

3)    Ter um Procedimento de Controle de Documentos;

4)    Ter um Procedimento de Controle de Registros;

5)    Ter um Procedimento de Auditorias Internas;

6)    Ter um Procedimento de Controle de Produtos Não-Conformes;

7)    Ter um Procedimento de Ações Corretivas;

8)    Ter um Procedimento de  Ações Preventivas;

Começaremos quebrando o paradigma de que é necessário ter um documento específico que trate somente daquele item acima, por exemplo, um procedimento somente para o item "controle de documentos".

Nada impede de se ter apenas  um documento com mesma numeração e que trate, por exemplo, de controle de documentos e de controle de registros. Veja então que é possível eliminar grande quantidade de vai-e-vem de documentos girando pela fábrica unificando os procedimentos.

A ISO também permite que os documentos sejam parte do Manual da Qualidade. Sendo assim, você pode ter apenas um documento na Organização. Este documento chama-se "Manual da Qualidade" e pode incorporar todos os procedimentos internamente, não se esquecendo os itens obrigatórios que devem constar dentro de um Manual e que será objeto de auditoria documental.  Teríamos portanto, dois documentos publicados na organização, uma Política da Qualidade (que também pode fazer parte do Manual da Qualidade) e o Manual da Qualidade.  Note porém que, embora mais simples por exigir menor quantidade de documentos, há uma desvantagem: toda vez que quisermos modificar um único documento teremos que modificar o documento inteiro. Certo? Errado! Pode-se fazer apenas a revisão do documento dentro do manual, porém o controle de documentos deve mencionar o capítulo, item, etc que foi corrigido e em que versão o mesmo se encontra. Vamos elucidar: suponhamos que você crie apenas um Manual conforme citamos. Porém, dentro deste Manual, tome o cuidado de manter os assuntos por seção, exemplo: Seção 1 – Controle de Documentos, Seção 2 – Controle de Registros, etc. Quando for preciso corrigir um documento, somente será necessário revisar aquela seção do Manual. Na minha prática de consultoria, sugiro sempre que organizações de pequeno e médios portes e com fluxo de interação de processos simples, que mantenham este modelo de documentação.

Porém note que, se as atividades dos procedimentos tiverem um fluxo muito longo, ocorre que o Manual da Qualidade ficaria muito extenso. Nestes casos recomendamos unificar os procedimentos comuns, ou seja, fazer um procedimento para os itens que tratem do mesmo assunto. Entao ficaríamos assim:

a)    1 (um) procedimento para Controle de Documentos e Controle de Registros

b)    1 (um) procedimento para o Controle de Não Conformes, Ação Corretiva e Ação preventiva;

c)    1 (um) procedimento para Auditoria Interna

d)    ...além de 1 Manual da Qualidade, que cite o número dos procedimentos acima.

Você pode notar o quanto de papel, assinaturas, etc estaremos economizando se com estas simples ações que demos acima.

A palavra chave para que todo este processo de desburocratização tenha um ótimo resultado é planejar.

PLANEJAR sempre!

Sucesso a todos!!!

Perfil do Autor

ricardo m araujo

Ricardo M. Araujo é Consultor e palestrante nas áreas da Qualidade e Produtividade para empresas de todos os ramos de atuação...