Simplificando a documentação de um Sistema de Gestão da Qualidade

Publicado em: 07/05/2010 |Comentário: 0 | Acessos: 445 |

Todos os Sistemas de Gestão (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, etc), e para quaisquer que sejam as aplicações e escopos dos mesmos, possuem dois elementos principais em comum:

(a) documentação e

(b) registros.

Neste artigo, vamos no concentrar  em como simplificar a documentação.

Primeiramente iremos verificar as exigências  da  ISO 9001 quanto a documentação do SGQ.  São elas:

1)    Ter uma "Política da Qualidade" documentada;

2)    Ter um Manual da "Qualidade Manual da Qualidade" com o escopo, as interações entre os processos, as exclusões permitidas e a referência aos procedimentos ou os próprios procedimentos;

3)    Ter um Procedimento de Controle de Documentos;

4)    Ter um Procedimento de Controle de Registros;

5)    Ter um Procedimento de Auditorias Internas;

6)    Ter um Procedimento de Controle de Produtos Não-Conformes;

7)    Ter um Procedimento de Ações Corretivas;

8)    Ter um Procedimento de  Ações Preventivas;

Começaremos quebrando o paradigma de que é necessário ter um documento específico que trate somente daquele item acima, por exemplo, um procedimento somente para o item "controle de documentos".

Nada impede de se ter apenas  um documento com mesma numeração e que trate, por exemplo, de controle de documentos e de controle de registros. Veja então que é possível eliminar grande quantidade de vai-e-vem de documentos girando pela fábrica unificando os procedimentos.

A ISO também permite que os documentos sejam parte do Manual da Qualidade. Sendo assim, você pode ter apenas um documento na Organização. Este documento chama-se "Manual da Qualidade" e pode incorporar todos os procedimentos internamente, não se esquecendo os itens obrigatórios que devem constar dentro de um Manual e que será objeto de auditoria documental.  Teríamos portanto, dois documentos publicados na organização, uma Política da Qualidade (que também pode fazer parte do Manual da Qualidade) e o Manual da Qualidade.  Note porém que, embora mais simples por exigir menor quantidade de documentos, há uma desvantagem: toda vez que quisermos modificar um único documento teremos que modificar o documento inteiro. Certo? Errado! Pode-se fazer apenas a revisão do documento dentro do manual, porém o controle de documentos deve mencionar o capítulo, item, etc que foi corrigido e em que versão o mesmo se encontra. Vamos elucidar: suponhamos que você crie apenas um Manual conforme citamos. Porém, dentro deste Manual, tome o cuidado de manter os assuntos por seção, exemplo: Seção 1 – Controle de Documentos, Seção 2 – Controle de Registros, etc. Quando for preciso corrigir um documento, somente será necessário revisar aquela seção do Manual. Na minha prática de consultoria, sugiro sempre que organizações de pequeno e médios portes e com fluxo de interação de processos simples, que mantenham este modelo de documentação.

Porém note que, se as atividades dos procedimentos tiverem um fluxo muito longo, ocorre que o Manual da Qualidade ficaria muito extenso. Nestes casos recomendamos unificar os procedimentos comuns, ou seja, fazer um procedimento para os itens que tratem do mesmo assunto. Entao ficaríamos assim:

a)    1 (um) procedimento para Controle de Documentos e Controle de Registros

b)    1 (um) procedimento para o Controle de Não Conformes, Ação Corretiva e Ação preventiva;

c)    1 (um) procedimento para Auditoria Interna

d)    ...além de 1 Manual da Qualidade, que cite o número dos procedimentos acima.

Você pode notar o quanto de papel, assinaturas, etc estaremos economizando se com estas simples ações que demos acima.

A palavra chave para que todo este processo de desburocratização tenha um ótimo resultado é planejar.

PLANEJAR sempre!

Sucesso a todos!!!

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    Fonte do Artigo no Artigonal.com: http://www.artigonal.com/gestao-artigos/simplificando-a-documentacao-de-um-sistema-de-gestao-da-qualidade-2317703.html

    Palavras-chave do artigo:

    iso 9001

    Comentar sobre o artigo

    Gerisval Alves Pessoa

    Apresenta a principais armadilhas que devemos evitar na implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade com base nos requisitos da NBR ISO 9001:2008, bem como os principais propósitos relativos a cada armadilha apresentada.

    Por: Gerisval Alves Pessoal Negócios> Gestãol 23/11/2012 lAcessos: 134

    A certificação está se tornando cada vez mais importante nas Organizações. É importante cada uma se atentar nas suas necessidades, para futuramente obter a certificação ISO e ter reconhecimento garantido no mercado de trabalho.

    Por: Luanal Negócios> Gestãol 07/12/2011 lAcessos: 68
    mauricio de oliveira

    Atenda seu cliente como você quer ser atendido quando você é o cliente; simples assim. A ISO 9001 define as normas e os procedimentos para a implantação de uma política de credenciamento, seleção e qualificação de fornecedores, para avaliar-se se um fornecedor possui capacidade para atender aos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade. Vale dizer que a sua empresa precisa estabelecer um programa de qualificação de fornecedores que permita fazer avaliações.

    Por: mauricio de oliveiral Negócios> Gestãol 02/02/2012 lAcessos: 222

    O Sistema de Gestão Integrado abrange as Normas NBR ISO 9001:2008 (Gestão da Qualidade), ISO 14001:2004 (Gestão Ambientla) e OHSAS 18001:2007 (Gestão de Segurança e saúde no Trabalho). Auditorias e cursos direcionados para esta área são feitas de forma integrada, nunca de forma separada.

    Por: Luanal Negócios> Gestãol 10/10/2011 lAcessos: 225
    Claudemir Oribe

    Como anda a credibilidade da certificação dos Sistemas de Gestão da Qualidade? Embora bastante abalada, ainda vale a pena implementar e manter o Certificado ISO 9001.

    Por: Claudemir Oribel Negócios> Gestãol 25/09/2009 lAcessos: 1,141 lComentário: 3
    mauricio de oliveira

    Muitas empresas que decidem implantar um Sistema de Gestão da Qualidade, com vistas a certificação ISO 9001, o fazem através de seu próprio comitê interno, sem a assistência de uma Consultoria e às vezes costumam esbarrar na comprovação da satisfação de seus clientes, quando instadas a faze-lo pelo Auditor da entidade certificadora.

    Por: mauricio de oliveiral Negócios> Gestãol 17/08/2011 lAcessos: 244
    Sonia Jordão

    A norma NBR ISO 9001 é aplicável a qualquer produto, a qualquer tipo de serviço e a qualquer tamanho da organização. É também compatível com outros sistemas de gestão e focada em melhoria contínua. Além disso, é voltada para os resultados dos negócios.

    Por: Sonia Jordãol Negóciosl 19/10/2009 lAcessos: 6,737 lComentário: 3

    A LC Restaurantes, especializada em alimentação para coletividades, intensifica sua cultura de qualidade através da certificação ISO 9001:2008, que tem como objetivo promover a normatização de produtos e serviços

    Por: Flávia Ghiurghil Press Releasel 07/11/2012

    Buscando atender melhor as necessidades dos seus clientes, prestar um atendimento adequado e propor soluções inovadoras, a Wareline, especializada no desenvolvimento de sistemas de informatização hospitalar, passou por algumas adequações de acordo com as normas do NBR ISO 9001:2008 e conquistou a certificação do Sistema de Gestão de Qualidade (SGC).

    Por: Aliah Percepção Comunicaçãol Tecnologia> Softwarel 29/11/2011 lAcessos: 64

    A importância do trabalho em equipe para obtenção de um certificado Iso 9001. Fique atento e organize sua empresa.

    Por: Carlos Eduardo de Araujol Negócios> Gestãol 17/06/2011 lAcessos: 174

    Seriam os escândalos recentes envolvendo estatais brasileiras equivalentes ao Watergate? Por Cynthia Catlett - Sócia de Forensic Investigations & Dispute Services da Grant Thornton do Brasil-

    Por: Marianal Negócios> Gestãol 22/10/2014

    É muito comum ver eletricistas trabalhando pela cidade para realizar novas instalações ou reparos na fiação elétrica. Este profissional tem um trabalho que exige muita perícia e técnica, precisando também estar equipado com muitos EPIs diferentes: capacete, óculos de proteção, luvas de alta tensão, botas, cinto de segurança e outros.

    Por: Thiago Castriottol Negócios> Gestãol 17/10/2014
    Elisângela da Silva Pereira

    Quando pensamos em empreendedorismo e liderança muitas palavras imediatamente nos vem à cabeça, não é verdade? E pensando nessa pergunta, elaborei um artigo que tentando responder.

    Por: Elisângela da Silva Pereiral Negócios> Gestãol 17/10/2014

    Sempre acompanhamos em jornais, sites e revistas que o mercado demanda muitos tipos de matérias-primas. Alguns dos mais conhecidos é o petróleo, ferro, minérios, entre outros. Por outro lado, vale destacar que a borracha também é muito presente no fluxo industrial, tendo um aproveitamento muito alto devido sua capacidade de ser moldada para finalidades variadas.

    Por: Thiago Castriottol Negócios> Gestãol 16/10/2014

    Falando sobre Gestão de Pessoas e Recursos Humanos, podemos de certo modo analisar que o estilo da Geração X está habituada à política de retenção de funcionários por longo tempo. E a Geração Y é mais descolada à cultura da empresa; chega, presta serviço, contribui para o desenvolvimento e crescimento, mas sai e muda no momento em que percebe a necessidade de crescer e buscar novas oportunidades. Os profissionais Y chegam trazendo novas ideias, visões e renovação.

    Por: Peri da Silva Santanal Negócios> Gestãol 15/10/2014

    Infelizmente, ainda ocorrem negligências na indústria quando se trata de segurança. Enquanto não acontece nada ruim, ninguém toma nenhuma providência. Porém, quando alguém se machuca decorrente ao serviço prestado, começa então uma série de investigações e a culpa é jogada de um lado para outro.

    Por: Thiago Castriottol Negócios> Gestãol 14/10/2014

    Este artigo tem o propósito de orientar o empresário que estiver com a intenção de vender a sua empresa para seguir algumas providências no sentido de facilitar o processo de negociação e, por consequência, agilizar a transação de venda.

    Por: Paulo Strelczukl Negócios> Gestãol 14/10/2014 lAcessos: 12
    Victor Hugo Oliveira dos Anjos

    A tramitação dos Projetos de Lei ou só PL's parece bem simples, no que diz respeito à sua aprovação, ou seu veto. Um PL aprovado na Câmara dos Deputados, por exemplo, deve passar primeiramente nas comissões da casa para aprovação e, em seguida, deve ser enviado para a revisão dos Senadores, e vice-versa.

    Por: Victor Hugo Oliveira dos Anjosl Negócios> Gestãol 13/10/2014 lAcessos: 13
    ricardo m araujo

    Discute como as empresas poderiam utilizar a certificação, às vezes compulsória, como uma ferramenta de economia e lucro.

    Por: ricardo m araujol Negócios> Gestãol 07/05/2010 lAcessos: 58
    ricardo m araujo

    artigo motivacional relativo a feleicidade, onde podemos procurar a felicidade

    Por: ricardo m araujol Carreira> Gestão de Carreiral 07/05/2010 lAcessos: 84
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