Briefing De Eventos - Como Fazer?

09/07/2009 • Por • 18,080 Acessos

Briefing de Eventos – Como fazer

Olá Pessoal!

Após bastante tempo sem escrever aqui estou novamente.

Hoje, vamos falar sobre Briefing de Eventos, como se fazer um briefing eficaz, evitando erros e trabalhando muito a imagem da instituição.

Vamos começar questionando:

Porque é necessário se desenvolver um briefing de um evento João? Não é só chegar, contratar, criar um banner e uns flyers e divulgar?

Pessoal, um briefing é muito importante em se tratando de eventos, porque você precisa conhecer o público que você quer atingir e de que ferramentas de comunicação você vai usar, se é de comunicação de massa ou se é um público seleto. Muitas pessoas hoje em dia, investem horrores em eventos que sequer cobrem as despesas, porque? Os principais motivos de um evento não dar certo são os seguintes:

- Data do Evento – A data do evento deve ser antecipada para a divulgação, além de estar de acordo com o público específico. Ou seja, vou fazer um evento para as classes médias e baixas no final do mês, antes do pagamento. É lógico que meia dúzia de pessoas vão comparecer, por quê? Porque eu escolhi uma data ruim ao público.

- Público – Um dos principais erros de quem faz um evento, é não ter um estudo de público adequado.  Um exemplo, seria fazer um evento destinado a uma comunidade que gosta de funk e eu trazer um show de pagode. Esse erro é freqüente. Para que isso não aconteça, uma pesquisa é essencial. Escolha um grupo de pessoas e através de contatos informais pegue informações referentes, em suma seria isso.

- Local do Evento – O local do evento não deve ser muito longe da comunidade que você quer atingir.  E necessário que o local seja compatível com o evento, não muito grande se o show é pequeno, e não um local pequeno para muitas pessoas.

Enfim, esses são os principais erros de quem executa um evento.

Agora, vou dar algumas dicas de como desenvolver um evento.

A primeira dica que eu posso dar é que vocês desenvolvam um Mailing List, que é o contato com as pessoas que você necessita dentro de um evento, fotógrafos, designers, gráficas, seguranças, dj’s, jornais, revistas, portais da internet, entre outros, que serão de grande valia dentro do desenvolvimento de um evento.

O primeiro passo dentro de um evento é decidir o público-alvo, um exemplo para ilustrar esse artigo seria o seguinte:

* Homens e mulheres de 16 a 30 anos de classe média.

Após essa questão é necessário saber o tipo do evento que você deseja desenvolver, para isso seria necessário uma pesquisa informal, a fim de saber os gostos e o que o público alvo gostaria. Essa pesquisa não é aquela chata que você da um papel, pode ser feita pessoalmente, através do Orkut, Twitter, e-mail, MSN... Enfim, o importante é você achar o evento adequado.

  • Um exemplo bem atual de eventos para essa classe é o show de Stand Up Comedy, com alguns bons comediantes, Diogo Portugal, Nós na Fita, Danilo Gentili, Rafinha Bastos, entre outros vários.

Depois disso é importante decidir o local do evento, como disse anteriormente, é necessário saber a quantidade de pessoas e escolher um local apropriado para o público alvo e também verificar a quantidade de pessoas estipulada, para não pegar nem um local muito grande, nem muito pequeno.

Nesse caso que estamos estudando, seria necessário um local com cadeiras, ou seja, um teatro seria o ideal.

PS: Esse conhecimento é prévio da minha região, portanto, os exemplos que utilizo é devido a minha vivência.

A partir do momento que você sabe o tipo de evento e o tipo de público, você necessita desenvolver o design de todo o evento, flyers, ingressos, cartazes, banners. Uma dica muito importante é a padronização, em todos os itens relacionados a design, manter o padrão de marca para que o evento fique conhecido por um todo, ou seja, se eu ver o cartaz e o flyer, poderei dizer de longe de que se trata do mesmo evento, além de criar perspectivas para relançar o mesmo evento.

Tendo toda a arte pronta é a hora de definir como será feita a divulgação do evento.

Utilizando de que meu evento é de Stand Up Comedy é meu público alvo de homens e mulheres de 16 a 30 anos, preciso verificar quais os meios que posso vir a divulgar.

- Internet, um dos meios mais vistos por esse público, poderíamos criar uma parceria com portais da região, cedendo ingressos pela parceria. Além de divulgar em mídias que estão em alta, como ORKUT e TWITTER.

- Revistas e jornais da cidade, são importantes que seja divulgado nas principais mídias da região para que mostre a importância. Além de divulgar releases (notícias) para divulgar o evento, entrevistando quem está mostrando, o que terá o evento.

- Rádio Local – É muito importante se criar um spot para rádio com divulgação mínima de 5 vezes ao dia, sabendo adequar os horários, a fim de conseguir chegar ao público alvo. A rádio local também servirá para possíveis entrevistas e divulgação através da rádio.

Enfim, essas são algumas dicas, espero que auxiliem a vocês e que consigam lograr êxito em seus eventos. Boa Sorte!

E você, já passou por alguma atividade relacionada? Como foi? Conte-nos.

Um abraço,

João Henrique Endler

contato@joaoendler.com.br

Perfil do Autor

João Henrique Endler

João Henrique é desenvolvedor web, formando em Relações Públicas. Trabalha com a Internet a 6 anos e seu objetivo e mostrar as pessoas como se trabalhar com os meios relacionados a comunicação, facilitando o entendimento e o desenvolvimento de qualquer projeto.