Sistema De Gestão? Isso Não É Só Para Grandes Empresas?

Atuando há algum tempo com soluções de sistemas de informação, não pude deixar de notar o quanto esse assunto é ainda envolto em mistérios para muitos pequenos empreendedores que, por simples falta de informação sobre o assunto, perdem excelente oportunidade de melhorarem o controle que têm sobre suas empresas.

Com o objetivo de esclarecer algumas dúvidas mais comuns sobre os sistemas integrados de gestão empresarial, compilei uma série de perguntas com meus respectivos comentários:

1. Qual é a situação atual das empresas em relação aos sistemas de gestão?

Essa é uma questão interessante. Há alguns anos os sistemas informatizados eram grandes diferenciais para as empresas e garantiam uma enorme vantagem competitiva frente aos concorrentes. Com o passar do tempo, novas tecnologias foram introduzidas, os sistemas passaram a controlar todas as operações de maneira integrada, tornaram-se também mais baratos e, o que era diferencial, transformou-se um pré-requisito. Em um mercado competitivo e exigente como o de hoje, é praticamente impossível para uma empresa crescer e sobreviver sem um sistema de gestão.

2. Então hoje é inviável se ter uma empresa sem sistema de gestão?

Isso varia bastante da atividade e do tamanho do empreendimento. Se a empresa é uma quitanda, por exemplo, as operações são muito simples e é possível sobreviver sem informatização, embora isso custe um bom esforço manual e faça com que algumas decisões importantes sejam tomadas “no cheiro” por falta de informações. Agora tente imaginar uma empresa um pouco mais complexa, com muitos colaboradores, sem sistemas informatizados, tentando competir com uma empresa do mesmo segmento, mas que possui sistemas ERP, CRM e de BI. Não é difícil adivinhar quem vai ter produtos e serviços em maior escala, com menor preço e com melhor qualidade, além de informações precisas sobre o mercado e o próprio negócio, possibilitando decisões rápidas e inteligentes.

3. O que são essas siglas ERP, CRM, BI?

Antigamente os sistemas informatizados eram verdadeiras ilhas. Você tinha na empresa um sistema para contabilidade, outro para o financeiro, etc. Isso, embora garantisse um bom controle dentro do departamento, gerava problemas para a empresa, pois a mesma informação era cadastrada em vários sistemas e, quando precisava ser recuperada ficava a dúvida: Em qual deles está a informação correta? Essa situação também gerava dificuldades em manter vários contratos com fornecedores diferentes (e com políticas distintas) de software, além de dificuldades tecnológicas em manter vários programas, nem sempre compatíveis entre si, cada qual com seus requisitos de hardware, sistema operacional, banco de dados, etc.

A criação do conceito de ERP (Enterprise Resources Planning) culminou no desenvolvimento de sistemas integrados de gestão empresarial, ou seja, um mesmo sistema sendo capaz de controlar todas as informações e operações da empresa, sem redundância de dados, com mais segurança, e possibilitando que os gestores pudessem acompanhar o desempenho do negócio em tempo real.

O gerenciamento de relacionamento com clientes ou CRM (Customer Relationship Management) foi incorporado posteriormente aos sistemas integrados de forma a garantir melhor controle nas ações de fidelização de clientes e seus resultados. Já o BI (Business Intelligence) consiste de sistemas capazes de fazer extrações nas bases de dados dos sistemas ERP/CRMs com o objetivo de analisar desempenhos, tendências e relações diversas, em forma de relatórios e gráficos, auxiliando o gestor a realizar análises complexas das informações da sua empresa e do mercado.

4. Isso é impressionante, mas não é muito caro para pequenas empresas?

Inicialmente somente as grandes corporações possuíam sistemas de gestão, mas atualmente isso mudou muito. Com o desenvolvimento das tecnologias e a maturidade dos sistemas, o preço naturalmente sofreu uma redução e, com a saturação do mercado das grandes empresas, as provedoras de soluções comerciais estão sendo obrigadas a olhar com um pouco mais de carinho para as pequenas e médias. Temos no Brasil muitas softwarehouses com sistemas de gestão menores, mas bem adaptados para pequenas empresas, e mesmo as grandes de tecnologia estão buscando esse segmento. Posso citar, por exemplo, a SAP que lançou o Business One, com foco muito claro nas pequenas e médias empresas.

5. Podemos dizer que esses sistemas são a solução para todos os problemas de uma empresa?

Absolutamente. A solução para as empresas reside essencialmente nas pessoas. O sistema de gestão é uma poderosa ferramenta que, quando bem utilizada, traz muitos benefícios, mas por si só não vai resolver todos os problemas. Se você tem um martelo e o seu concorrente tem uma pedra, você é mais eficiente do que ele na tarefa de pregar um prego, mas se você não sabe usar o martelo, decerto vai acabar martelando o próprio dedo.

É preciso disciplina e comprometimento dos colaboradores para que um sistema de gestão funcione bem. Não é possível controlar as operações se a empresa não tem critérios e regras para essas operações, nem é possível obter relatórios e análises se as áreas não cadastram as informações corretamente no sistema.

Por esse motivo, todo projeto de implantação de uma solução de software de gestão implica em uma análise dos processos da empresa para efetuar melhorias, correções e adaptações antes de contemplá-los no sistema. É importante que a empresa contratada para a implantação tenha pessoal qualificado para essa tarefa.

6. Então não basta comprar o sistema, é preciso contratar uma empresa para implantá-lo?

Na verdade essas coisas costumam andar juntas. Quando a empresa decide comprar um sistema de gestão, o próprio fornecedor do sistema já monta um projeto contemplando consultoria e treinamento, além das licenças do software em si. Cabe ao cliente analisar a qualidade desses serviços e das soluções oferecidas, comparando com outras empresas e soluções, de forma a obter a melhor relação custo benefício. Caso não saiba fazer isso, existem consultores independentes e empresas especializadas para prover esse tipo de auxílio ao empresário.

7. Para finalizar, qual seria o recado para as empresas que estão interessadas em implantar um sistema de gestão?

Eu posso dizer que sigam em frente, mas que tomem cuidado para não jogar dinheiro fora. Existem muitas soluções no mercado, de vários tamanhos, cada qual com suas qualidades e limitações. É importante ter uma visão crítica da sua empresa e dos respectivos pontos fortes e fracos para, ao analisar uma solução de sistema, saber se ele realmente vai atender às suas necessidades.

No mais, é natural o receio diante de um projeto que pode mudar radicalmente o modo como a empresa trabalha, mas um bom gerenciamento de projetos pode minimizar a maioria dos riscos e, analisando-se os ganhos que se pode ter com um bom sistema de gestão, não é difícil perceber que, na maioria dos casos, vale a pena.

Um grande abraço e bons projetos.