Como o Vendedor Deve Administrar Seu Tempo

03/11/2010 • Por • 137 Acessos

Para muitos Profissionais de Vendas, o maior empecilho para aumentar seus resultados é a falta de tempo para procurar novos Clientes, uma vez que ele perde muito tempo cuidando dos Clientes já existentes. Por isso, alguns curiosos vêm prospectando novas formas de obter esse bem tão precioso do ser humano – o tempo.

Porém, estudiosos vêm afirmando que é impossível encontrar mais tempo, pois não existe onde procurá-lo. O pouco tempo que você tem você está vivendo agora. Logo, não se pode administrá-lo. Então, por dedução lógica só temos uma solução: tomar: _ a decisão consciente de como queremos investir nosso tempo.

Embora pareça relativamente simples, não é; porque as coisas que geralmente evitamos – ou deixamos para depois – são geralmente fundamentais para o desenrolar do nosso futuro. Portanto, veremos abaixo algumas importantes dicas para o profissional de vendas investir seu tempo de forma produtiva, estabelecendo alguns princípios básicos:

·                    Estabeleça seus Objetivos e suas Prioridades: A boa administração do tempo começa com o foco nos seus objetivos - o que você realmente quer atingir. Isso significa colocá-los no papel (porque os objetivos que ficam na sua cabeça, são apenas sonhos). Para os objetivos maiores e mais complexos, quebre-os numa série de passos menores. Faça uma lista escrita do que fazer em cada um desses passos. OBSERVAÇÃO: Uma das razões pelas quais a maioria das pessoas "enrola" na hora de resolver grandes tarefas é essa sensação de incapacidade de enfrentar coisas tão grandes. Realizar um grande objetivo com uma série de etapas menores ·                    Sistema de Planejamento Semanal: Este sistema de administração do tempo exige que você coloque semanalmente todas as suas atividades numa agenda, priorizando-as com ‘A' (as atividades mais importantes), ‘B' para aquelas em segundo plano e ‘C' – atividades pouco importantes – para você manejar de acordo com o tempo disponível. O próximo passo é priorizar as tarefas ‘A' em ordem de importância, agora usando números. Exemplo: A1, A2, A3, etc. Faça a mesma coisa com os objetivos ou tarefas B e C.  faz com que seja muito mais fácil começar. ·                    Priorize sua Lista de "Coisas a Fazer": Você conhece alguém que passe o dia inteiro com pressa, correndo de uma coisa para outra, levemente confusos e perdidos? Isso geralmente ocorre porque essas pessoas tratam todas as coisas que aparecem como igualmente importantes. Como não existem prioridades, não existe foco sobre o que fazer. Essas pessoas não sabem separaro que tem que ser feito (A), do que deveria ser feito (B) e do que seria bom fazer (C). Nem tudo o que fazemos é igualmente importante.  Por exemplo, colocar gasolina no carro tem prioridade 'B', a não ser que você já esteja na reserva - aí, gasolina transforma-se em 'A'.

Pagar o aluguel na data de vencimento é um 'A'. Pagar um mês adiantado pode ser um 'B' ou um 'C', dependendo da sua situação pessoal. Focalize primeiro a lista 'A'. Esqueça todo o resto. Somente depois de completar a lista 'A' é que você deve olhar para a lista 'B'. Muitas pessoas evitam a lista 'A' porque estas geralmente são as tarefas mais complexas e desagradáveis.

Tenha um cuidado todo especial para evitar cair na lista 'C'. Estas são sempre as tarefas mais fáceis e agradáveis. Aqui é que começam as dificuldades, e onde se vê se você realmente tem disciplina. Quando possuir objetivos escritos, ficará surpreendido com que rapidez passará a ser uma pessoa disciplinada. A administração do tempo e a definição de seus principais objetivos na vida andam lado a lado.

  • Administração Pessoal Eficaz: Stephen Covey escreveu que uma Administração eficaz é você ser capaz viver em função dos seus valores, ao contrário de viver em função de seus impulsos e desejos no momento. Ele desenhou uma matriz complexa para planejar atividades baseadas numa missão pessoal, previamente escrita, decidindo quais são suas principais atividades no cumprimento daquela missão; e, depois, planejando suas semanas com antecedência baseando-se nos objetivos profissionais de longo prazo, bem como valores pessoais importantes.

OBSERVAÇÃO: De acordo com Covey, a chave do sistema "é não dar prioridade baseando-se na agenda, mas sim agendar as suas prioridades". Em outras palavras, os projetos importantes que o deixarão mais próximo dos seus principais objetivos devem ser colocados na agenda com antecedência (uma espécie de encontro com você mesmo), junto das atividades importantes e/ou urgentes. Também é uma boa idéia separar um bloco de tempo para resolver especificamente essas atividades. Ao invés de somente dedicar-se a coisas importantes ou urgentes, sua agenda semanal deve também incluir atividades de longo prazo (que, a principio, nunca parecem urgentes). Dessa forma, você estará sempre avançando em direção aos seus sonhos mais importantes.

  • Pastas de cores diferentes: Quando Ronald Reagan era presidente dos EUA, certa vez foi entrevistado por um repórter que notou em cima da mesa, três pastas coloridas que estavam sempre ali. Ao ser questionado, Reagan explicou que a pasta verde continha atividades que precisavam de atenção urgente. AA pasta azul continha informações importantes, e a vermelha era para questões pessoais.
  • Tarefas Inacabadas: Termine completamente uma tarefa antes de começar a próxima. Quando você deixa de lado algo incompleto, essa tarefa continua dentro do seu cérebro, contribuindo com mais coisas dentro da sua cabeça - terminando por provocar uma sensação de confusão. A próxima vez que você pegar um projeto parcialmente realizado, você tem que decidir quais passos precisam ser novamente realizados. Realizar uma série de pequenas tarefas incompletas desperdiça desnecessariamente o seu tempo. Se você completa uma tarefa, você pode esquecê-la, deixando seu cérebro livre para concentrar-se na próxima tarefa.
  • Planeje para Trás:Administração     eficaz do tempo é, basicamente, estabelecer objetivos, com todas as atividades diárias sendo encaradas como pequenos objetivos em si. Decida quais são seus principais objetivos, e você pode trabalhar para trás, levando em consideração anos, meses, semanas, dias e mesmo atividades em cada dia. Esse tipo de planejamento vai sem dúvida organizar a sua vida, conseguindo diariamente objetivos mensuráveis. Imagine que você está construindo uma linda casa de tijolos, com cada tijolo representando um único mini-objetivo importante, contribuindo para a construção definitiva da estrutura.
  • A Tirania do Urgente: E aquelas interrupções que arruínam nosso cronograma? Parece sempre existir alguma coisa clamando pela nossa atenção. Tem sempre alguém interrompendo para pedir uma opinião, ou telefonemas de clientes, amigos e parentes. Embora existam milhares de pequenas interrupções que podem roubar nosso tempo, nenhuma delas têm realmente este poder - a não ser que deixemos.

 

Na imensa maioria das vezes, a maior parte dos 'ladrões de tempo' pode ser colocada de lado até que terminemos a tarefa. Quando estiver sobrecarregado de interrupções, recomendamos que você tente:

  • Simplesmente dizer 'não'.
  • Eliminar itens de baixa prioridade da sua agenda.
  • Delegar ou terceirizar algumas tarefas.

Perfil do Autor

Julio Cesar S. Santos

Professor, consultor e palestrante. Articulista e co-autor do livro: "Trabalho e Vida Pessoal - 50 Contos Selecionados" (Ed. Qualytimark, Rio de Janeiro, 2001). Treinou – por mais de 20 anos – equipes de Atendentes, Supervisores e Gerentes de Vendas, Marketing e Administração em várias empresas multinacionais de bens de consumo e de serviços. Elaborou o curso de "Gestão Empresarial" e atualmente ministra aulas de Administração, Marketing, Técnicas de Atendimento ao Cliente, Secretariado e Recursos Humanos. Graduado em Administração de Empresas. Especialista em Marketing com MBA em Marketing no Mercado Globalizado e complementação pedagógica. Contatos: jcss_sc@yahoo.com.br http://www.linkedin.com/profile/view?id=87927836 http://www.via6.com/prof59